Всяка търговска фирма трябва ежедневно да координира продажби, складови наличности, доставки и плащания. Когато информацията е разпределена между Excel таблици, отделни програми и имейли, дори обикновена клиентска поръчка може да изисква няколко проверки и телефонни разговора. С увеличаването на продажбите това води до забавяния, грешки и затруднен контрол. ERP системата обединява основните търговски процеси и дава на екипа обща, актуална информация за работата. В тази статия ще разгледаме кои проблеми решава ERP софтуерът за търговски фирми, как изглежда приложението му на практика и как Slavyan ERP помага за по-добра организация на бизнеса.
Един от основните проблеми в търговските фирми е разминаването между информацията, с която разполагат отделните служители. Търговецът вижда количество в таблица, складът вече е подготвил част от стоката за друг клиент, а отговорникът за покупките очаква доставка, която още не е пристигнала.
Без свързани процеси всяка поръчка изисква допълнително уточняване. Това създава конкретни затруднения:
Продажба на вече обещана стока — наличното количество не показва каква част е предназначена за други поръчки.
Повторно въвеждане на данни — клиент, артикули и цени се прехвърлят ръчно между различни документи.
Закъснели доставки — необходимостта от зареждане се установява след изчерпване на продукта.
Трудно проследяване на плащанията — информацията за поръчката и получените суми се проверява на различни места.
Бавни управленски справки — данните трябва да се събират и сравняват, преди да могат да се използват.
Колкото повече клиенти, артикули и търговски обекти обслужва фирмата, толкова повече време отнема тази координация.
Нека разгледаме примерна фирма за търговия с електроматериали, която разполага с централен склад и два магазина.
В склада има 30 броя от определен продукт. Търговец приема поръчка за 20 броя, но я записва в отделна таблица. Малко по-късно негов колега потвърждава друга поръчка за 15 броя, защото все още вижда първоначалната наличност.
Общо обещаните количества вече са 35 броя. Недостигът се установява при подготовката на стоката, когато се налага разговор с клиента, промяна на срока или спешна доставка.
При работа със свързана ERP система първата поръчка може да резервира необходимите 20 броя. Така при следващото запитване служителят може да установи, че свободното количество е 10 броя, и да предложи реалистичен вариант за изпълнение.
Slavyan ERP поддържа блокиране на количества по поръчки, което позволява стоката да бъде резервирана за конкретен клиент или заявка.
Slavyan ERP свързва работата с клиенти, поръчки, продажби, складови операции и доставки. Това позволява на служителите да проследяват търговския процес в една система и намалява необходимостта от обмен на отделни таблици.
CRM възможностите обединяват информация за контрагенти, контакти, активности и оферти. Така екипът разполага с обща основа за комуникация и последваща работа с клиента.
Модулът за поръчки и продажби позволява създаване и проследяване на клиентски поръчки, отразяване на авансови плащания и издаване на фактури от поръчката. Възможността за резервиране на количества подпомага планирането на изпълнението.
Slavyan ERP поддържа доставки, инвентаризации и трансфери между обекти. Когато стоката е разпределена на няколко места, тези операции помагат движенията ѝ да бъдат проследявани и отразявани последователно.
Модулът „Поръчки за доставка“ в Slavyan ERP позволява да създавате и проследявате поръчки към доставчици. Свързването им със складовите доставки намалява повторното въвеждане на данни и улеснява контрола върху заявените и получените количества. Така екипът планира по-лесно зареждането и поддържа необходимите наличности за изпълнение на клиентските поръчки.
При интеграция с онлайн магазин поръчките могат да постъпват в ERP системата, а данните за продукти и наличности да се обменят между системите. Конкретният обхват на интеграцията се определя според използваната платформа и необходимия начин на работа.
Свързване на множество касови апарати — управление на касовите продажби на множество обекти директно през Slavyan ERP, без повторно ръчно въвеждане на сумите в касовия апарат.
Slavyan ERP улеснява ежедневните задачи и позволява по-лесно проследяване на извършените операции. По-ясната отчетност помага за откриване на грешки, несъответствия и потенциални злоупотреби. Чрез централизирана информация и справки ръководството получава цялостен поглед върху продажбите, наличностите и работата на екипа в целата фирма.
Когато търговските процеси са свързани и операциите се отразяват навреме, фирмата получава няколко практически предимства:
По-бързо обслужване — служителите намират по-лесно информация за поръчки, стоки и клиенти.
По-малко ръчни грешки — намалява повторното въвеждане на едни и същи данни.
По-надеждни срокове — наличностите и резервираните количества помагат при потвърждаване на поръчки.
По-добра координация между обектите — екипите могат да планират прехвърляне на стоки според нуждите.
По-ясен контрол — ръководството разполага с по-подредена информация за текущата работа.
Резултатите зависят и от организацията на работа: правилно въведени начални данни, ясни отговорности и последователно използване на системата.
Да. Необходимостта зависи от сложността на работата. Дори малък екип може да има нужда от ERP, когато управлява много артикули, няколко канала за продажба или губи време в ръчно прехвърляне на информация.
Да. Системата поддържа работа с няколко склада и търговски обекта, включително управление на наличности и операции между тях.
Да. Slavyan ERP позволява блокиране на количества по поръчки, така че определена стока да бъде предназначена за конкретен клиент или заявка.
Slavyan ERP позволява избор на модули според нуждите на фирмата и добавяне на допълнителни модули впоследствие. Подходящият начален обхват се определя според процесите, които бизнесът трябва да организира.
Искате по-ясен контрол върху поръчките, наличностите и доставките? Обсъдете с екипа на Slavyan ERP как протича работата във вашата фирма и кои процеси отнемат най-много време.
Заявете консултация и демонстрация на Slavyan ERP, за да разгледате възможностите на системата спрямо вашите складове, търговски обекти и канали за продажба.
