ERP системата автоматизира обработката на поръчки, като свързва клиентските данни, продажбите, складовите наличности, документите и плащанията в общ процес. В Slavyan ERP модулите CRM, „Поръчки за продажба“, „Продажби“ и „Онлайн поръчки“ помагат на екипа да проследява заявката и нейното изпълнение, без да прехвърля информация между отделни списъци и програми.
Когато поръчките се увеличат, ръчната работа започва да забавя обслужването. Служителите проверяват наличности, търсят договорени цени и уточняват кой какво е обработил. Един пропуснат детайл може да доведе до грешна доставка или до допълнително обаждане към клиента.
Софтуерът за управление на поръчки създава по-ясна организация: информацията е свързана с конкретната заявка, а повтарящите се действия се изпълняват според възможностите и настройките на системата.
Обработката често започва още преди поръчката — със запитване, разговор или оферта. CRM модулът на Slavyan ERP събира клиентските контакти, активности, запитвания, оферти и договори.
Историята на клиента включва комуникацията, търговските условия, издадените фактури и плащанията. Така служителят има контекст за следващата стъпка: какво е обсъждано, какво е предложено и какви отношения има фирмата с клиента.
Поръчката за продажба може да бъде свързана със сделка, договор или оферта. Това осигурява проследимост между договореното и изпълнението и улеснява колегите, които поемат обслужването на по-късен етап.
В Slavyan ERP може да се създаде поръчка за продажба и за продукт, който още не е наличен. Приемането на поръчка и изписването на стока от склада са отделни стъпки.
В поръчката се виждат наличните продукти, количествата в други обекти и неналичните артикули. Според ситуацията служителят може да:
Към поръчката се проследяват продажбите, документите, върнатите стоки и авансовите плащания. Това позволява изпълнението да продължи на части, без да се губи връзката с първоначалната заявка.
При избор на продукт в продажба Slavyan ERP автоматично попълва цената и наличността. Предварително зададените индивидуални търговски условия на клиента също се отразяват. При извършване на продажбата стоките се изписват от склада.
Системата позволява генериране на документи за продажба и проследяване на платени, неплатени и частично платени суми. В списъка се виждат остатъкът за плащане, падежът и свързаната поръчка.
За екипа това означава по-малко повторно въвеждане и по-бърза проверка на състоянието на сделката. Изпълнението и плащането остават отделно проследими — важна разлика, когато клиентът получава стоката преди окончателното плащане.
Поръчките от свързаните онлайн магазини постъпват автоматично в Slavyan ERP. Промените в статуса, плащането и доставката се връщат към магазина. Заявки по телефон или имейл могат да се въведат ръчно.
При включена настройка за резервация новата онлайн поръчка запазва свободните налични количества за клиента. Стоката се изписва при продажбата.
При създаване на продажба по онлайн поръчка се пренасят артикулите, цените, отстъпките, адресът и статусът на плащане. Служителят преглежда данните и потвърждава. Товарителница може да се генерира при запис на продажбата, а фактура — автоматично при включена настройка.
Статусите се обновяват според продажбите и движението на пратките. Така екипът различава необработена, частично обработена, изпратена и доставена поръчка.
Практическата полза от ERP за обработка на поръчки е в намаляването на повтарящата се работа. Когато информацията следва заявката през отделните етапи, служителите могат да отделят повече внимание на уточненията с клиента и на реалното изпълнение.
Най-често това помага за:
Резултатът зависи и от организацията на фирмата: коректните продуктови и клиентски данни, подходящите настройки и ясните отговорности помагат автоматизацията да работи последователно.
Поръчката описва заявеното от клиента и служи за организация на изпълнението. Продажбата отразява реализацията на стоките или услугите. Една поръчка може да бъде изпълнена чрез няколко продажби.
Да. В Slavyan ERP това става при включена настройка за съответния онлайн магазин и се отнася до свободните налични количества.
Автоматизацията поема определени действия, а други изискват избор и потвърждение. Например данните от онлайн поръчката се пренасят в продажбата, но служителят ги преглежда и записва операцията.
