Изборът на ERP система поставя много въпроси: колко време ще отнеме внедряването, какво ще се случи със старите данни, ще се справят ли служителите и какви разходи трябва да бъдат предвидени?
Тези въпроси са естествена част от подготовката. Внедряването на ERP включва организация на процесите, подготовка на информацията и обучение на хората, които ще работят със системата.
В тази статия разглеждаме основните теми, които е добре да обсъдите, преди да започнете работа със Slavyan ERP.
Обърнете внимание на затрудненията в ежедневната работа. Въвеждате ли една и съща информация на няколко места? Разминават ли се данните между склада и търговците? Трудно ли проследявате поръчки, клиентски договорености и текущи задачи? Как се справяте с логистиката си? Трудна ли е за проследяване и отчитане?
Ако отговорите често са „да“, има смисъл да разгледате ERP решение. Започнете със списък на конкретните проблеми и времето, което екипът губи заради тях — това ще Ви помогне да оцените ползата от промяната.
Колкото повече време спестявате
Поискайте демонстрация с реален пример от Вашата компания. Подгответе типична поръчка, доставка, производствена задача или сервизна заявка и обсъдете как би преминала през системата.
Slavyan ERP обхваща търговия, склад, CRM, производство, сервиз и други оперативни дейности. Конкретната приложимост се преценява според Вашите процеси и необходимите интеграции.
По време на демонстрацията включете и служителите, които познават най-добре ежедневните операции — те често поставят най-полезните въпроси.
При стандартно внедряване на Slavyan ERP обичайният срок е между една работни седмици и около един календарен месец. По-сложните проекти могат да изискват повече време.
Планирайте отделно подготовката на данните, настройките, проверките и обучението. Уточнете кой отговаря за всяка задача и какво е необходимо, за да приключи съответният етап.
Ясният график помага и на двете страни да знаят какво предстои и къде забавяне би повлияло на старта.
Цената трябва да се разглежда спрямо конкретния обхват. За индивидуална оферта за Slavyan ERP е необходима информация за потребителите, обектите, модулите и интеграциите.
Така ще можете да планирате бюджета според цялостното решение.
Това трябва да се уточни след преглед на наличните файлове, форматите и необходимата информация. Не приемайте предварително, че всички данни могат да бъдат прехвърлени без подготовка.
Разделете информацията на основни групи: продукти, клиенти, доставчици, начални наличности и история на операциите. За всяка група определете какво е необходимо при старта и какво може да остане достъпно като архив.
Преди прехвърлянето е полезно да се отстранят дублирани записи, непълни наименования и неактуални данни. Уговорете и проверка на резултата. Като цяло доста данни могат да се инпортират/прехвърлят от файлове в Slavyan ERP.
Slavyan ERP може да работи със съществуващ счетоводен софтуер чрез интеграция и обмен на данни, така че смяната му не е задължителна.
Още в началото включете счетоводителя в обсъждането. Уточнете кои документи и операции трябва да се предават, в какъв формат и кой ще проверява обмена.
Важен е конкретният начин на свързване с използвания от Вас продукт и версия, затова той трябва да бъде потвърден преди старта. Работим с няколко счетоводни софтуера като: Микроинвест , Бизнес Навигатор, Ажур, Софтсистемс, Плюс Минус, Nula. Ако вие работите с различен от посочените, то ние можем да изработим и еспорт към него.
Направете списък на системите и услугите, които използвате — онлайн магазин, куриери, счетоводна програма, фискални устройства или специализиран софтуер.
За всяка връзка опишете какви данни трябва да се обменят и в каква посока. Например: откъде се управляват продуктите, коя система подава наличностите и къде се обработват поръчките. За да може да ви помогнем и покажем как точно да използвате Slavyan ERP в ежедневните процеси.
Поискайте потвърждение кои връзки са налични и кои изискват настройка или разработка. Това предотвратява различни очаквания при внедряването.
В момента Slavyan ERP има успешни интеграции със Speedy, Econt, BoxNow, PigeonExpress, като скоро ще добавим и SameDay и DHL
За основната работа със Slavyan ERP са необходими съвременен браузър и стабилна интернет връзка, без инсталиране на отделен клиентски софтуер.
Ако използвате баркод скенери, принтери за етикети или фискални устройства, обсъдете съвместимостта и необходимите настройки предварително.
Slavyan ERP може да бъде достъпван от всички устройства с интернет връзка. Като можете да ограничите и служителите си да го достъпват само от определен от вас конкретен IP адрес.
Организацията на прехода зависи от дейността и обхвата на проекта. Предварително уточнете кога приключва въвеждането в старата система и откога новите операции се отразяват в ERP.
Ако се предвижда паралелна работа, определете коя система е водеща и как ще се избягват двойни записи. Уговорете и начин за проверка на началните наличности и неприключените операции.
Добре планираният старт намалява объркването за служителите и клиентите.
Ние съветване да има период на успореднна работа между новият и старият начин.
Определете вътрешен координатор и отговорници за основните направления. Те трябва да присъстват на всички обичения провеждани от нас, трябва познават процесите и да могат да събират въпросите на екипа.
Организирайте обучението по роли и реални задачи. Търговецът трябва да упражни своята работа, складовият служител — своята, а управителят — справките, които ще използва.
Преди старта проверете дали всеки знае как да изпълнява основните си операции и към кого да се обърне при затруднение.
Подгответе списък кой служител до какви данни и действия трябва да има достъп. Обсъдете отделно чувствителната информация, промяната на настройки и правата за корекции.
SlavyanERP позволява всяка група служители да вижда определените от администратор модули и записи.
Тези въпроси трябва да имат конкретни отговори още преди реалния старт.
Първите седмици са подходящ момент да проследите затрудненията. Част от въпросите може да изискват допълнително обучение, други — промяна в организацията или обсъждане на настройка.
Slavyan ERP предоставя собствен канал за връзка с поддръжката, а актуализациите се предоставят без допълнително заплащане.
За специфични разработки уточнявайте отделно обхвата, условията и срока, за да можете да ги планирате.
За полезна начална консултация съберете:
Успешното внедряване започва с ясни цели и добра подготовка. Когато процесите, отговорностите и очакванията са уточнени, екипът има по-добра основа да започне уверено работа с ERP.
