Оферти, сделки и договори се проследяват по-лесно, когато са свързани с клиента и комуникацията с него в обща CRM система. Така екипът може да провери какво е предложено, какво е договорено и каква е следващата стъпка. Когато CRM е интегриран с ERP, търговската история се допълва с данни за поръчки, продажби, документи и плащания.
Изпратили сте оферта, провели сте няколко разговора и сте уточнили условията. След месец клиентът се обажда отново, но колегата, който е водил преговорите, отсъства. Къде е актуалното предложение? Какво е договорено? Има ли вече подписан договор?
Когато информацията е разпределена между имейли, папки и лични записки, отговорите отнемат време. Софтуерът за управление на оферти и договори помага да запазите връзката между отделните действия и да работите с обща история на клиента.
360-градусов поглед върху клиента означава обединен преглед на наличната информация за взаимоотношенията му с компанията — контакти, комуникация, търговски предложения, договорености, поръчки и финансови отношения.
Това е повече от адресна книга. Целта е служителят да разбере контекста, преди да предприеме действие: какво е обсъждано, какви ангажименти са поети и какво е изпълнено.
В Slavyan ERP „Карта на клиента“ обединява данни и лица за контакт, кореспонденция по имейл, активности, запитвания, оферти, договори,абонаменти, поръчки, продажби, документи и проекти. Показва и обобщения за реализирания оборот, поръчките, продажбите и задълженията.
Този поглед се основава на въведената и свързаната информация. За да бъде полезен, е важно екипът да записва резултатите от разговорите и да поддържа данните актуални.
Проследяването на оферти започва с ясна връзка между предложението, клиента и неговото запитване.
Полезно е за всяко предложение да имате отговор на няколко въпроса:
В Slavyan ERP офертите към клиенти се организират в отделен CRM подмодул с табличен преглед и търсене. Това улеснява намирането на предложенията, когато трябва да проверите предходна договореност.
След изпращането планирайте последващ контакт. Самото наличие на оферта в системата не означава, че процесът е завършен — необходимо е да разберете дали клиентът я е разгледал и какво остава да се уточни.
Търговската сделка обикновено се развива през няколко разговора и уточнения. За да не се губи историята, записвайте какво е направено и какъв е резултатът.
В CRM на Slavyan ERP „Активности“ обхваща обаждания, срещи, презентации и кореспонденция. Можете да задавате дата, час и екип, да въвеждате резултат и да свързвате активността със съответните търговски записи. Работните статуси „Предстои“, „Работи се“ и „Приключен“ показват напредъка по активността.
Например след разговор резултатът може да бъде: „Клиентът поиска уточнение на срока за доставка. Следващо обаждане в четвъртък.“
Такъв запис помага на колегите да продължат комуникацията с разбиране на ситуацията. Следващото действие има конкретна цел и отговорност.
Когато преговорите приключат с договор, е важно да запазите връзката с предложението, по което е постигнато съгласие.
В Slavyan ERP „Договори по сделки“ позволява договорите да бъдат свързани с оферти и активности. В прегледа се виждат клиентът, контактът, свързаната оферта, крайната дата на валидност и общата сума. Договорите могат да се търсят по контрагент, период, номер на сделка или номер на оферта.
При свързване на оферта въведените в нея стоки и услуги се прехвърлят в договора. Това подпомага последователността между предложението и записаната договореност.
Използвайте крайните дати като основа за организация на последващата работа. Ако договорът изисква преглед или подновяване, планирайте съответна активност предварително.
Търговските отношения продължават и след сключването на договора. Клиентът очаква изпълнение, документи и ясна комуникация.
Slavyan ERP има CRM модул, интегриран с останалите модули на системата. Това позволява историята на срещите, офертите и договорите да се разглежда заедно с информация за експедирани стоки, фактури, плащания и просрочени задължения.
Така служителят може да прецени разговора в контекста на реалното изпълнение. Например при ново запитване е полезно да знае дали предходната доставка е извършена и дали има неуредени плащания.
Свързаната информация подпомага координацията между търговския, оперативния и финансовия екип.
Общата система помага и на работодателя да проследява организацията на търговската работа.
Според предоставения достъп ръководството може да преглежда записаните активности, техните статуси и резултати. Това създава основа за проверка кои действия предстоят, кой е ангажиран с тях и къде е необходимо съдействие.
Целта е по-ясна отчетност: клиентските ангажименти да имат отговорник, а напредъкът да е видим чрез конкретни записи.
360-градусовият поглед не означава еднакъв достъп за всички. В Slavyan ERP видимостта на CRM информацията и възможностите за работа зависят от потребителските права. Така достъпът може да се съобрази с отговорностите на екипа.
Клиент се интересува от абонаментно обслужване. Търговецът записва потребностите му и проведената среща, след което подготвя оферта.
При последващото обаждане клиентът иска промяна в обхвата. Екипът записва резултата от разговора и уточнява предложението. Когато условията бъдат приети, договорът се свързва със съответната оферта.
При следващ контакт друг колега може да прегледа историята според правата си и да разбере какво е договорено. Ръководството разполага с основа да проследи извършените действия и поетите ангажименти.
Чрез CRM, в който предложенията, договореностите и комуникацията са свързани с клиента. Определяйте отговорници, записвайте резултатите и планирайте следващи действия.
Обединен преглед на клиентската история, който дава контекст за комуникацията, търговските отношения и изпълнението.
Управлението на контакти съхранява данни за връзка. 360-градусовият профил добавя историята на взаимоотношенията и свързаните бизнес операции.
Не е задължително. Достъпът се определя според настройките и правата на потребителите.
По-доброто проследяване започва с последователна работа: общ клиентски профил, свързани записи и ясно определени следващи стъпки. Slavyan ERP съчетава CRM с оперативните процеси, за да подпомогне тази организация — от първия разговор до изпълнението и последващото обслужване.
